很多客户第一次联系我们，消息只有一句"帮我翻译一下"，附件是一张照片。这种情况下我们只能先反问几个问题，一来一回往往要花半天。其实只要在第一次发文件时多写四句话，报价和交期当场就能给准。
一、待翻译的文件
清晰的照片、扫描件，或者原始的电子文件都可以。有原始文件最好直接发原始文件 —— 图片要重新录入，多一道工序，也可能因为字迹不清而误读。
顺带说明一下页数或字数。同一个语种，一份两页的成绩单和一份八十页的技术手册，报价方式完全不同。
如果是证件类，请把整页拍全，四个角都要在画面里，不要只拍有字的部分。有些证件的关键信息在边角或背面。
二、目标语种
要说清楚从哪种语言翻译成哪种语言，而不是只说"翻译成英文"。比如"中文译英语"和"英语译中文"是两件事，价格和译员都不同。
如果是小语种，建议同时说明使用国家。同样一门语言在不同国家的用词习惯有差别，提前知道用途能少一次返工。
三、文件的用途
这一项最容易被忽略，但它决定了交付形态：
- 公证、签证、留学认证 —— 通常需要加盖翻译公司公章，有时还需要附上营业执照复印件
- 法院立案、仲裁 —— 对格式和术语的严谨度要求更高
- 内部沟通、参考阅读 —— 一般不需要盖章，重点在意思准确
- 对外发布、印刷 —— 还要考虑排版，比如保持原文件的表格和图注位置
同一个文件，用于内部参考和用于公证，交付的东西不一样。先说清楚用途，我们就能一次给对。
四、期望的交付时间
常规交期和加急需求是分开报价的。如果时间紧，请直接说明最晚什么时候要，我们会看能不能协调译员并行处理。
需要说明的是：加急不是简单地把活压给同一个人，而是同时投入更多译员并安排审校，所以费用会高于常规。
还需要注意的
保密。 我们与每一位译员签署保密协议，所有项目文件通过加密渠道传输，翻译完成后按您的要求归档或删除。如果您所在行业对保密有额外要求，请在发送时一并说明。
格式要求。 如果接收机构对译文格式有具体要求（比如必须有译者声明、必须中英对照、必须保留原编号），请把要求原件或截图一起发来。这类要求各家机构不一样，提前说清楚比事后修改省事得多。
一份可以直接复制的模板
把下面这段复制过去，填空发给我们即可：
文件：见附件，共 __ 页 语种：__ 译 __ 用途：__（如：公证 / 签证 / 留学认证 / 内部参考） 最晚需要：__ 月 __ 日 是否需要盖章：是 / 否 其他要求：__
信息给全，评估就快。您也可以先把文件发过来，我们评估后给出详细报价与预计交期 —— 所有咨询与资料仅用于报价和翻译评估，严格保密。